Etikett: produktivitet

7 tips för bättre möten

“Let’s have another meeting”. På en kurs i interkulturell kommunikation beskrevs den typiska svensken med dessa ord hantera en situation med ett totalt misslyckat möte där deltagarna bara ville därifrån. Kanske säger det något om oss och vår relation till möten, och varför det då blir extra viktigt att ständigt sträva efter att förbättra dem.

Vi är många som har en hatkärlek till möten. Å ena sidan är de ofta mer eller mindre nödvändiga som samlande kraft i olika projekt och dessutom är det ju trevligt att prata med kollegor ibland istället för att bara skicka en massa mejl – särskilt i tider som dessa, mitt under en pandemi. Å andra sidan kan de lätt förvandlas till monster som slukar stora mängder tid utan att leda fram till särskilt mycket.

Jag har därför sammanställt en rad tips på olika saker man kan tänka på för att göra det bästa av sina möten. En del av punkterna kan säkert upplevas som väldigt grundläggande, men de är likväl ack så viktiga och en viktig pusselbit i att göra möten roliga och produktiva istället för tråkiga tidstjuvar.

Ha en agenda

Låter kanske som en självklarhet, men ofta är det inte det. Särskilt återkommande möten kan lätt tappa detta om syftet med mötet börjar blekna bort och det börjar glida över till något som bara ska betas av. Genom att alltid ha en agenda för vad som ska avhandlas ökar fokus, chansen att tiden används effektivt ökar, precis som sannolikheten att mötet blir färdigt i tid och med önskat resultat.

Ha ett tydligt syfte och ett önskat mål

Vad ska mötet leda till? Förhoppningsvis i ett antal actions som mötesdeltagarna sedan tar vidare och på så sätt för utvecklingen framåt. Kan låta banalt, men om du tänker efter, hur många möten har du inte varit på där du inte riktigt vet vad syftet med mötet egentligen är? Genom att säkerställa att alla mötesdeltagare förstår syftet med mötet ökar också chansen att de bidrar till att jobba mot det gemensamma målet.

Satsa på korta möten

Ofta bokas en timme eller (gud bevare mig) två timmar av rent slentrian. Se därför till att det mötestiden alltid blir ett aktivt beslut när du bokar ett möte. Min erfarenhet är att förvånansvärt många möten utan problem avverkas på mellan 15 och 30 minuter om de sköts effektivt.

Bjud inte in fler än nödvändigt till mötet

Desto fler deltagare, desto svårare att hålla sig till agenda och mötestid. Detta är ett problem som ofta dyker upp i större organisationer, till exempel om ett helt team dyker upp på ett möte för att representera en enhet i organisationen. Ofta är det dock enkelt löst genom att vara tydlig i kommunikationen i samband med inbjudan och på så sätt få olika enheter att delegera ansvaret för mötet till en person istället för att skicka allihop.

Se digitala möten som likvärdiga med fysiska

När detta skrivs, hösten 2020, så känns detta förstås som en självklarhet. Men låt oss inte bli historielösa och glömma bort att för bara ett år sen så var det inte helt ovanligt att digitala deltagare i ett möte inte ansågs som likvärdiga med de fysiska deltagarna. Det kunde både bero på ovana, att digitala deltagare helt enkelt glömdes bort, men också på en uttalad inställning att den som inte behagar att dyka upp fysiskt inte var lika engagerad. Jag hoppas förstås att det enbart är historia nu, men behåller ändå punkten som en påminnelse.

Använd dig av arbetsmöten/workshops

Ibland kanske det kan vara svårt att definiera allt på förhand, sätta agenda, önskat mål för mötet och så vidare. Det finns ett projekt att komma vidare med eller ett problem att lösa, men det känns lite oklart hur. Använd dig då av ett lite annat format – istället för att sätta upp ett traditionellt möte med avsikt att diskutera sig fram till vad som ska göras så kan du bjuda in till en workshop där det arbetas aktivt med problemet eller projektet direkt i mötet. Då blir risken att köra fast mindre och chansen att alla tycker att mötet varit produktivt ökar.

Testa promenadmöten

Finns det en trevlig park eller ett skogsområde i närheten av kontoret? Varför då inte förlägga vissa möten där? Behövs det att någon tar anteckningar så kanske en person kan vara med digitalt så kan åtminstone de övriga få lite miljöombyte.

Photo by Dylan Gillis on Unsplash

Så blir du en mer produktiv anställd – och får mer fritid

Att du kan få mer gjort på mindre tid låter som något som är för bra för att vara sant. Men egentligen kanske det bara handlar om att våga ifrågasätta arbetslivets invanda strukturer och samtidigt våga erkänna det så många vet men få talar om.

Förutom att ha arbetat ungefär tio år som anställd har jag också flera år som egenföretagare och konsult bakom mig. Tack vare det har jag haft möjligheten att identifiera vad som gör mig produktiv när jag inte har några andra ramar än mina egna att utgå ifrån – och tack vare bra arbetsgivare har jag sedan också haft möjlighet att testa att applicera detta på min roll som anställd.

Det jag har kommit fram till är att det framförallt är en sak som gör att min produktivitet ökar – nämligen flexibilitet.

”Att jobba åtta timmar per dag är inget självändamål utan det viktiga är vad du levererar.”

Om du inte redan gör det – börja jobba på distans ibland. Om du har förmånen att ha ett jobb där det fungerar det vill säga. Som lokförare eller sjuksköterska blir det svårt, men väldigt många kontorsjobb kräver – trots namnet – inte att du sitter på kontoret för att kunna göra ditt jobb.

Innan jag läste Tim Ferriss bok ”4-Hour Work Week” så hade jag ofta lite dåligt samvete när jag jobbade hemma eller från ett café. Detta trots att jag i princip alltid var mer produktiv och hann slutföra fler uppgifter än när jag var på jobbet. Den ökade produktiviteten berodde, förutom den uppenbara fördelen att kunna fokusera på en sak utan att bli störd, på att jag blev extra motiverad att arbeta effektivt eftersom jag kunde använda tiden jag tjänade in till att vara ledig. Detta var antagligen också det som gav mig lite dåligt samvete, att jag skulle ha kunnat hinna jobba ännu mer.

Men det är ingen som är produktiv under 100 procent av en arbetsdag på åtta timmar. Att vara på kontoret eller att vara ”upptagen” hela arbetsdagen är inte samma sak som att vara produktiv. Att jobba åtta timmar per dag är inget självändamål utan det viktiga är vad du levererar. Den som vägrar accepterar det faktumet är antingen okunnig eller oärlig (jag vet inte vilket som är värst). Men vi är nog många som känt oss lite osäkra kring hur man ska förhålla sig till denna självklarhet. Vågar man säga sanningen, utan att betraktas som arbetsskygg? Själv behövde jag alltså läsa det i en New York Times bestseller-bok för att sluta ha dåligt samvete över hemmajobb.

Betyder detta att man alltid ska jobba hemma? Naturligtvis inte, då skulle man missa allt det positiva som de fysiska interaktionerna med kollegorna för med sig. En kombination är förstås bäst, men det finns tyvärr fortfarande en utbredd skepsis även mot sporadiskt hemmajobb bland många arbetsgivare.

Samma sak gäller arbetstider. Ibland krävs det att du är på plats på kontoret vissa tider, men ofta inte. Uppgifter som innebär att skriva, analysera och planera behöver till exempel inte göra det. Vill du göra det en söndagskväll och istället vara ledig en fredag eftermiddag – då borde inte det vara ett problem.

”Se på möten som du ser på en investering – du investerar din tid. Ett bra möte som tar dig framåt kan ge avkastning på flera gånger den avsatta tiden, men ett möte som inte leder någonstans blir enbart en kostnad.”

Något som ofta hindrar oss från att jobba hemifrån är möten. Kanske det går att lösa genom att ha mötet på distans via video. Men lösningen kan också vara att inte ha något möte. I alltför många företag och organisationer är det  tyvärr nämligen vanligt med alldeles för många möten med alldeles för många personer i. Ett vanligt förslag efter ett dåligt möte där man inte kom fram till något är tyvärr: ”ska vi boka ett nytt möte?”.

Innebär det att möten alltid är något negativt? Verkligen inte. Se på möten som du ser på en investering – du investerar din tid. Ett bra möte som tar dig framåt kan ge avkastning på flera gånger den avsatta tiden, men ett möte som inte leder någonstans blir enbart en kostnad.

Med större flexibilitet i form av färre (men bättre) möten, mer tid att jobba på distans och mer individuella arbetstider så kommer du ha alla möjligheter att öka din produktivitet och leverera bättre resultat – samtidigt som du får mer tid över till familj och fritid. Det är en ekvation där både du och din arbetsgivare blir vinnare.

Bild: Luca Bravo