Korta möten med hög produktivitet och engagerade deltagare är något många företag och medarbetare strävar efter. Men hur gör man för att lyckas?
Den accelererande digitaliseringen och snabba anpassningen till digitala möten som en följd av hemarbete och hybridarbete har gjort det enklare än någonsin att hoppa från möte till möte. Men att sitta i digitala möten hela dagarna kan bli utmattande för deltagarna. Att arbeta med korta möten kan vara ett sätt att hålla nere andelen mötestid av den totala arbetstiden. I den här artikeln ger jag några tips på vad man kan göra för att lyckas med det.
Ändra mindset
I alltför många organisationer har entimmesmötet blivit slentrianmässigt. Det innebär att en stor andel av medarbetarna nästan alltid bokar möten på en hel timme oavsett hur stora, små eller många frågor som ska avhandlas. Men faktum är att väldigt många typer av möten kan genomföras på 30, 25 eller kanske till och med 15 minuter. Genom att ändra mindset och utgå ifrån en kortare mötestid så går det enkelt att undvika att boka längre mötestid än vad som egentligen behövs. Ett enkelt sätt att jobba med detta i praktiken kan vara att ändra standardinställningarna i Outlook.
Förbered noga
Om samtliga mötesdeltagare förbereder sig noga inför mötet så kan mötestiden användas mer effektivt. Det uppnår man genom att mötesarrangören ser till att presentera syftet med mötet, har en tydlig agenda, ger alla deltagare bra underlag att studera innan samt är tydlig med vad som förväntas av dem. På så sätt får man förutom ett effektivt möte dessutom mer engagerade deltagare.
Begränsa antalet deltagare
Desto fler deltagare, desto större risk att fastna i fel diskussioner och detaljer. Vissa typer av möten kräver att alla på något sätt berörda parter är närvarande – till exempel ett teammöte eller ett redaktionsmöte. Dessa möten behöver ofta lite mer tid. Men det finns massor av exempel på möten som går utmärkt att hantera med 2-4 deltagare.
Även korta möten bör ge utrymme för en pause
Att gå från entimmesmöten halvtimmesmöten är ett bra första steg. Men att stapla halvtimmesmöten på varandra är inte heller en bra idé. En studie från Microsoft från 2021 visade nämligen att detta ökade stressen i deltagarnas hjärnor. Därför kan det vara bra att planera möten så att deltagarna får en chans till en kort pause. Ibland kan 25 minuter vara att föredra istället för 30 minuter. Och det är också viktigt att inte vara för alltför ambitiös och försöka trycka in för mycket på för kort tid. Hellre 45 minuter och hålla tiden än 30 forcerade som drar över tiden. Förhoppningsvis gör det också att deltagarna får chans till 15 minuters pause innan nästa möte.
Mer läsning?
Håller du med? Håller du inte med? Vill du lägga till något? Kommentera gärna nedan. Bild: Anna Shvets/Pexels