“Let’s have another meeting”. På en kurs i interkulturell kommunikation beskrevs den typiska svensken med dessa ord hantera en situation med ett totalt misslyckat möte där deltagarna bara ville därifrån. Kanske säger det något om oss och vår relation till möten, och varför det då blir extra viktigt att ständigt sträva efter att förbättra dem.

Vi är många som har en hatkärlek till möten. Å ena sidan är de ofta mer eller mindre nödvändiga som samlande kraft i olika projekt och dessutom är det ju trevligt att prata med kollegor ibland istället för att bara skicka en massa mejl – särskilt i tider som dessa, mitt under en pandemi. Å andra sidan kan de lätt förvandlas till monster som slukar stora mängder tid utan att leda fram till särskilt mycket.

Jag har därför sammanställt en rad tips på olika saker man kan tänka på för att göra det bästa av sina möten. En del av punkterna kan säkert upplevas som väldigt grundläggande, men de är likväl ack så viktiga och en viktig pusselbit i att göra möten roliga och produktiva istället för tråkiga tidstjuvar.

Ha en agenda

Låter kanske som en självklarhet, men ofta är det inte det. Särskilt återkommande möten kan lätt tappa detta om syftet med mötet börjar blekna bort och det börjar glida över till något som bara ska betas av. Genom att alltid ha en agenda för vad som ska avhandlas ökar fokus, chansen att tiden används effektivt ökar, precis som sannolikheten att mötet blir färdigt i tid och med önskat resultat.

Ha ett tydligt syfte och ett önskat mål

Vad ska mötet leda till? Förhoppningsvis i ett antal actions som mötesdeltagarna sedan tar vidare och på så sätt för utvecklingen framåt. Kan låta banalt, men om du tänker efter, hur många möten har du inte varit på där du inte riktigt vet vad syftet med mötet egentligen är? Genom att säkerställa att alla mötesdeltagare förstår syftet med mötet ökar också chansen att de bidrar till att jobba mot det gemensamma målet.

Satsa på korta möten

Ofta bokas en timme eller (gud bevare mig) två timmar av rent slentrian. Se därför till att det mötestiden alltid blir ett aktivt beslut när du bokar ett möte. Min erfarenhet är att förvånansvärt många möten utan problem avverkas på mellan 15 och 30 minuter om de sköts effektivt.

Bjud inte in fler än nödvändigt till mötet

Desto fler deltagare, desto svårare att hålla sig till agenda och mötestid. Detta är ett problem som ofta dyker upp i större organisationer, till exempel om ett helt team dyker upp på ett möte för att representera en enhet i organisationen. Ofta är det dock enkelt löst genom att vara tydlig i kommunikationen i samband med inbjudan och på så sätt få olika enheter att delegera ansvaret för mötet till en person istället för att skicka allihop.

Se digitala möten som likvärdiga med fysiska

När detta skrivs, hösten 2020, så känns detta förstås som en självklarhet. Men låt oss inte bli historielösa och glömma bort att för bara ett år sen så var det inte helt ovanligt att digitala deltagare i ett möte inte ansågs som likvärdiga med de fysiska deltagarna. Det kunde både bero på ovana, att digitala deltagare helt enkelt glömdes bort, men också på en uttalad inställning att den som inte behagar att dyka upp fysiskt inte var lika engagerad. Jag hoppas förstås att det enbart är historia nu, men behåller ändå punkten som en påminnelse.

Använd dig av arbetsmöten/workshops

Ibland kanske det kan vara svårt att definiera allt på förhand, sätta agenda, önskat mål för mötet och så vidare. Det finns ett projekt att komma vidare med eller ett problem att lösa, men det känns lite oklart hur. Använd dig då av ett lite annat format – istället för att sätta upp ett traditionellt möte med avsikt att diskutera sig fram till vad som ska göras så kan du bjuda in till en workshop där det arbetas aktivt med problemet eller projektet direkt i mötet. Då blir risken att köra fast mindre och chansen att alla tycker att mötet varit produktivt ökar.

Testa promenadmöten

Finns det en trevlig park eller ett skogsområde i närheten av kontoret? Varför då inte förlägga vissa möten där? Behövs det att någon tar anteckningar så kanske en person kan vara med digitalt så kan åtminstone de övriga få lite miljöombyte.

Photo by Dylan Gillis on Unsplash