7 tips för bättre möten

“Let’s have another meeting”. På en kurs i interkulturell kommunikation beskrevs den typiska svensken med dessa ord hantera en situation med ett totalt misslyckat möte där deltagarna bara ville därifrån. Kanske säger det något om oss och vår relation till möten, och varför det då blir extra viktigt att ständigt sträva efter att förbättra dem.

Vi är många som har en hatkärlek till möten. Å ena sidan är de ofta mer eller mindre nödvändiga som samlande kraft i olika projekt och dessutom är det ju trevligt att prata med kollegor ibland istället för att bara skicka en massa mejl – särskilt i tider som dessa, mitt under en pandemi. Å andra sidan kan de lätt förvandlas till monster som slukar stora mängder tid utan att leda fram till särskilt mycket.

Jag har därför sammanställt en rad tips på olika saker man kan tänka på för att göra det bästa av sina möten. En del av punkterna kan säkert upplevas som väldigt grundläggande, men de är likväl ack så viktiga och en viktig pusselbit i att göra möten roliga och produktiva istället för tråkiga tidstjuvar.

Ha en agenda

Låter kanske som en självklarhet, men ofta är det inte det. Särskilt återkommande möten kan lätt tappa detta om syftet med mötet börjar blekna bort och det börjar glida över till något som bara ska betas av. Genom att alltid ha en agenda för vad som ska avhandlas ökar fokus, chansen att tiden används effektivt ökar, precis som sannolikheten att mötet blir färdigt i tid och med önskat resultat.

Ha ett tydligt syfte och ett önskat mål

Vad ska mötet leda till? Förhoppningsvis i ett antal actions som mötesdeltagarna sedan tar vidare och på så sätt för utvecklingen framåt. Kan låta banalt, men om du tänker efter, hur många möten har du inte varit på där du inte riktigt vet vad syftet med mötet egentligen är? Genom att säkerställa att alla mötesdeltagare förstår syftet med mötet ökar också chansen att de bidrar till att jobba mot det gemensamma målet.

Satsa på korta möten

Ofta bokas en timme eller (gud bevare mig) två timmar av rent slentrian. Se därför till att det mötestiden alltid blir ett aktivt beslut när du bokar ett möte. Min erfarenhet är att förvånansvärt många möten utan problem avverkas på mellan 15 och 30 minuter om de sköts effektivt.

Bjud inte in fler än nödvändigt till mötet

Desto fler deltagare, desto svårare att hålla sig till agenda och mötestid. Detta är ett problem som ofta dyker upp i större organisationer, till exempel om ett helt team dyker upp på ett möte för att representera en enhet i organisationen. Ofta är det dock enkelt löst genom att vara tydlig i kommunikationen i samband med inbjudan och på så sätt få olika enheter att delegera ansvaret för mötet till en person istället för att skicka allihop.

Se digitala möten som likvärdiga med fysiska

När detta skrivs, hösten 2020, så känns detta förstås som en självklarhet. Men låt oss inte bli historielösa och glömma bort att för bara ett år sen så var det inte helt ovanligt att digitala deltagare i ett möte inte ansågs som likvärdiga med de fysiska deltagarna. Det kunde både bero på ovana, att digitala deltagare helt enkelt glömdes bort, men också på en uttalad inställning att den som inte behagar att dyka upp fysiskt inte var lika engagerad. Jag hoppas förstås att det enbart är historia nu, men behåller ändå punkten som en påminnelse.

Använd dig av arbetsmöten/workshops

Ibland kanske det kan vara svårt att definiera allt på förhand, sätta agenda, önskat mål för mötet och så vidare. Det finns ett projekt att komma vidare med eller ett problem att lösa, men det känns lite oklart hur. Använd dig då av ett lite annat format – istället för att sätta upp ett traditionellt möte med avsikt att diskutera sig fram till vad som ska göras så kan du bjuda in till en workshop där det arbetas aktivt med problemet eller projektet direkt i mötet. Då blir risken att köra fast mindre och chansen att alla tycker att mötet varit produktivt ökar.

Testa promenadmöten

Finns det en trevlig park eller ett skogsområde i närheten av kontoret? Varför då inte förlägga vissa möten där? Behövs det att någon tar anteckningar så kanske en person kan vara med digitalt så kan åtminstone de övriga få lite miljöombyte.

Photo by Dylan Gillis on Unsplash

Så kan du mäta din digitala marknadsföring

Att mäta och följa upp sitt arbete är en otroligt viktig del av framgångsrik kommunikation och marknadsföring. Men hur gör man?

De flesta som jobbar med digital kommunikation och marknadsföring tycker om statistik. Datan är lättillgänglig och det pratas ofta om hur många likes, delningar och visningar olika inlägg i sociala medier får. Men att mäta digital kommunikation handlar väldigt mycket om ställa rätt frågor och säkerställa att man tittar på rätt saker. Det är inte alltid helt enkelt. Var börjar man?

Problembild

För att sätta en kontext så kan vi använda oss av exempel. Tänkt att du är marknadsförare på ett medelstort företag i en medelstor svensk stad. Förväntningarna på dig är att du ska bidra till ökad försäljning.

Föreställ dig att du lägger upp en video på Facebook. Videon blir väldigt populär och får mycket hög räckvidd och mycket engagemang. Det är ju kul – massor av gratisreklam och människor verkar dessutom uppskatta videon eftersom de gillar och ger positiva kommentarer! Det är då lätt att snabbt dra slutsatsen att det här, det ska ska vi göra hela tiden.

Men innan du gör det – vet du egentligen att det ger något resultat? Resultat i det här fallet är alltså ökad försäljning. För att ta reda på det så måste du använda statistiken till att svara på rätt frågor. För att göra det enklare att ställa rätt frågor så kan du dela upp kundens beteende i en process – en köpresa.

Köpresan

En köpresa är alltså en process för hur kunden går från första kontakt till en konvertering. Desto längre kunden kommit i köpresan, desto mer benägen är den att köpa något. Jag har delat upp processen i tre steg.

Explore

Här utforskar kunden bara. Scrollar i sociala medier eller gör lite halv-aktiv research. Hen kommer sannolikt inte köpa något, det vore ogenomtänkt, men om hen hittar något intressant är det möjligt att intrycket dröjer sig kvar. När hen är redo att börjar bli mer redo för ett köp är kanske ditt företag ett av de som dyker upp i minnet.

Consider

Här letar kunden mer aktivt efter information. I bästa fall har den tidigare stött på innehåll från ditt företag och hittar snabbt dit. Hen klickar sig vidare och läser om olika tjänster och produkter. Kanske laddar hen ner någon form av värdeskapande innehåll och lämnar ifrån sig sin emailadress.

Decide

Här är kunden betydligt närmare ett köp en hen var i Explore-fasen. Kunden har kanske lämnat sina kontaktuppgifter och blivit ett “lead” och är redo att prata med någon på företaget som kan ta affären i hamn. Eller, om det gäller ett konsumentköp, känner sig klar med sin research och det är bara en tidsfråga innan ett beslut kommer tas. Om exempelvis ett email med erbjudande om rabatt skulle trilla in i inkorgen just då skulle nog affären vara i hamn även här.

Vad mäter man i de olika faserna?

Låt oss återgå till detta med att ställa rätt frågor. Vad ska vi titta på för att få svar på det vi vill veta?

Når vi nya kontakter? Och är det rätt kontakter? I Explore-fasen vill man gärna nå ut – och givetvis till rätt personer. Där är räckvidd och engagemang i sociala relevanta mätpunkter man kan använda. Räckvidd mäter kvantiteten och engagemang kvaliteten. Även trafik till den egna sajten kan vara relevant att titta på.

När kunden är i Consider-fasen vill man gärna se tecken på ett lite mer aktivt beteende. Spenderar hen lång tid på din sajt? Det går att mäta. Besöker hen rätt undersidor? Till exempel produkt- eller tjänstesidor. Då kan man titta på hur trafiken till dessa sidor ser ut.

Slutligen i Decide-fasen så vill man gärna se tecken på ett intresse för att snart kanske ta ett beslut om ett köp. Är kunden så pass intresserad att hen är beredd att lämna ifrån sig sina kontaktuppgifter och ge tillåtelse till oss att skicka information till hen? Då har hen konverterat till ett “lead”, vilket kan vara relevant att mäta för den här fasen. Sedan kan man kvalificera dessa leads ytterligare genom fler kontakter där de ger ifrån sig mer information. När leads kvalificerats ytterligare brukar man prata om “kvalificerade leads”.

På bilden nedan sammanfattar jag förslagen för vad man kan mäta i de olika faserna. Observera att detta bara är ett förslag och ingen absolut sanning. Det viktiga är att du vet vilka frågor du vill ha svar på och försöker hitta relevanta sätt att svara på dessa frågor med den statistik du har tillgänglig.

Vad mä

Sammanfattning

Att mäta, följa upp och utvärdera sin marknadsföring är viktigt, men det kanske också vara svårt att veta var man ska börja och vad man egentligen ska titta på. Genom att utgå ifrån en köpresa där processen som kunden går igenom delas upp i olika faser blir det enklare att identifiera vad man vill ta reda på och hur man tar reda på detta.

Photo by Ruthson Zimmerman on Unsplash

Vad blir det nya normala?

Att samhället kommer se annorlunda ut efter Coronakrisen är nog de flesta överens om. Vi kommer gå tillbaka till ett normalläge i den mening att livet kommer att rulla på som vanligt – men samtidigt så kommer krisen att ha både accelererat tidigare pågående förändringsprocesser och att ha skapat helt nya.

Igår deltog jag i en Spekulativ design-workshop “New Normal—s and the Future of Cultural Experiences” som arrangerades av framtidsbyrån Another Tomorrow. Tillsammans med Alma har de initierat plattformen New Normal-s och i ett första skede bjudit in experter på olika områden för att spekulera i framtidens kulturella upplevelser. För att i slutändan kunna prototypa fram olika upplevelser och innovationer på de platser där Alma har sin verksamhet. Till exempel biografen Park på Sturegatan i Stockholm. Problemställningen var att med de konsekvenser Coronapandemin för med sig som bakgrund försöka tänka nyskapande och formulera nya lösningsförslag kring hur vi kan konsumera kulturella upplevelser i nya och befintliga platser.

Som representant för den digitala världen så ser jag förstås en del utmaningar för delar av kulturen i den nya verklighet vi står inför. En gemensam nämnare för många kulturupplevelser är att de är mer knutna till fysisk närvaro än andra. Vid ett besök på en konstutställning eller en bättre restaurangbesök vill vi kunna se, höra, känna eller smaka upplevelsen fullt ut och identifiera alla olika nyanser som förhöjer upplevelsen. Det kommer vara en utmaning eftersom det är svårt att digitalisera.

Samtidigt är kreativiteten och nyskapandet en så pass central del av kulturen att det inte finns några gränser för vad man kan hitta på. Allt är möjligt. Det var också något som blev tydligt under workshopen där idéerna flödade. Allt från en prenumerationstjänst för slumpmässiga kulturella upplevelser till en kulturell stad där det analoga och digitala möts.

Min grupp plockade upp en tanke om behovet av en digital pause. Det är ett behov som knappast kommer bli mindre när digitaliseringen accelereras och vi mer eller mindre tvingas att spendera mer tid online. Vi diskuterade en tjänst som skulle kunna erbjuda detta samt huruvida man kunde jobba med en form av omvänd personalisering – att använda personliga preferenser och data för att ge användarna det som de behöver, inte det de vill ha.

Idéerna kommer att följas upp under hösten och – om planeterna står rätt – kanske tas vidare till något mer än bara idéer. Då vet vi kanske också lite mer om hur världen efter pandemin kommer att se ut.